¿Necesito un nombre comercial ficticio (DBA) en el Condado de Los Ángeles, y cómo lo registro?

Un nombre comercial ficticio, que muchas veces se llama DBA ("doing business as", es decir, "haciendo negocios como"), es uno de los primeros trámites que enfrenta el dueño de un negocio nuevo, y forma parte del trabajo de formación que se describe en nuestra página de derecho empresarial. Las reglas están en las secciones 17900 a 17930 del Código de Negocios y Profesiones de California (Business and Professions Code), y en el Condado de Los Ángeles el trámite se hace con el Registrador-Archivista/Secretario del Condado (Registrar-Recorder/County Clerk). Esta página explica quién debe registrarlo, cómo funciona el proceso del condado, cuánto cuesta y qué pasa si no lo hace.

¿Cuándo necesita una declaración de nombre comercial ficticio?

La sección 17910 exige que toda persona que con regularidad haga negocios en California con fines de lucro bajo un nombre comercial ficticio presente una declaración a más tardar 40 días después de empezar a hacer negocios con ese nombre. La sección 17900 define qué se considera ficticio, y la respuesta depende de quién es el dueño del negocio:

• Dueño único. Un nombre que no incluye su apellido, o que da a entender que hay otros dueños porque usa palabras como "Company," "& Sons" o "& Associates" (compañía, e hijos, y asociados); las palabras que solo describen el negocio no cuentan (sección 17900(b)(1) y (c)).
• Sociedad general (general partnership). Un nombre que no incluye el apellido de cada socio general, o que da a entender que hay más dueños (sección 17900(b)(2)).
• Corporación. Cualquier nombre distinto del nombre corporativo que aparece en sus artículos de incorporación (sección 17900(b)(3)).
• LLC (compañía de responsabilidad limitada). Cualquier nombre distinto del nombre que aparece en sus artículos de organización (sección 17900(b)(5)).

Así, una contadora hipotética llamada Lena Arakelian que trabaja sola como "Arakelian Bookkeeping" podría no necesitar ninguna declaración, mientras que la misma contadora sí la necesita si trabaja como "Brand Boulevard Bookkeeping" o "Arakelian & Associates". Una compañía formada como "Arakelian Ventures LLC" que vende bajo el nombre "Glendale Tutoring" necesita una declaración para ese segundo nombre. El condado indica que las corporaciones, organizaciones y asociaciones sin fines de lucro no están obligadas a presentar una.

¿Cómo funciona el trámite en el Condado de Los Ángeles, paso a paso?

1. Busque el nombre. El condado ofrece una búsqueda de nombres comerciales ficticios (el condado indica una cuota de búsqueda de $5 por nombre). Un registro en el condado no le da derechos de marca registrada: el mismo formulario de la declaración advierte que registrarlo no autoriza el uso de un nombre en violación de los derechos de otra persona según la ley federal, la ley estatal o el derecho común (common law) (sección 17913(a)).
2. Prepare la declaración. La declaración incluye el nombre o los nombres del negocio, la dirección física del lugar principal del negocio, cada dueño, el tipo de dueño (persona individual, sociedad, LLC, corporación, etc.) y la fecha en que empezó a usar el nombre, o "Not applicable" (no aplica) si todavía no ha empezado (sección 17913). Desde el 1 de enero de 2024, el condado pide una dirección postal del negocio en lugar de una dirección de residencia.
3. Elija cómo presentarla. El condado acepta trámites completamente en línea, incluidos la prueba de identidad, la firma y el pago, con una cuota de servicio de $10.75; con cita en persona, que se puede reservar hasta con tres semanas de anticipación después de llenar la solicitud en línea; o por correo a su oficina central en Norwalk, que es la única oficina que procesa el correo. El condado dice que los trámites por correo pueden tardar de 6 a 8 semanas.
4. Compruebe su identidad. El condado exige una Declaración Jurada de Identidad (Affidavit of Identity) notarizada con las declaraciones enviadas por correo, y una identificación válida para los trámites en persona (la sección 17913(d) y (f) lo permiten). Si el dueño es una corporación, una LLC, una sociedad limitada (limited partnership) o una sociedad de responsabilidad limitada (limited liability partnership), el condado exige una impresión del Secretario de Estado de California que muestre que la entidad existe y está en regla (good standing).
5. Pague la cuota. $26 por un nombre de negocio y un registrante, más $5 por cada nombre o registrante adicional.
6. Publíquela. Dentro de 45 días después de presentarla, publique la declaración en un periódico de circulación general en el condado, una vez por semana durante cuatro semanas seguidas (sección 17917(a); sección 17924(a)). El condado publica una lista de periódicos adjudicados (adjudicated newspapers), cada uno con su propio precio.
7. Presente la prueba. Dentro de 45 días después de que termine la publicación, presente ante el secretario del condado la declaración jurada de publicación (affidavit of publication) del periódico (sección 17917(d)). El condado acepta la prueba de publicación en línea.

La sección 17929 indica una cuota base de presentación de $10, sujeta al Código de Gobierno, sección 54985; la cantidad que cobra hoy el Condado de Los Ángeles es la de $26 que se muestra arriba.

¿Cuánto dura un DBA?

Una declaración vence cinco años después de la fecha en que se presentó ante el secretario del condado (sección 17920(a)). Vence antes, 40 días después de cualquier cambio en los datos que incluye, con excepciones limitadas en la sección 17923 (sección 17920(b)), y termina cuando el registrante presenta una declaración de abandono (statement of abandonment) (sección 17920(c)). Para conservar el nombre, presente una renovación antes de la fecha de vencimiento. El condado cobra los mismos $26 por una renovación y no exige publicar una renovación sin cambios; según la sección 17917(c), una nueva presentación después del vencimiento no tiene que publicarse si nada cambió y se presenta dentro de 40 días después de la fecha de vencimiento.

¿Qué cambia la respuesta?

Si el nombre incluye su apellido

Para un dueño único o una sociedad general, la prueba del apellido de la sección 17900 decide si se necesita o no una declaración. Agregar palabras que dan a entender que hay más dueños convierte un apellido en un nombre ficticio.

Si el negocio es una LLC o una corporación

Una LLC o una corporación que opera con su nombre registrado exacto no necesita una declaración; cualquier otro nombre sí la necesita. Formar la entidad es un trámite aparte ante el Secretario de Estado, que se explica en nuestra página sobre cuánto cuesta abrir y mantener una LLC o una corporación en California. Y como el condado pide prueba de que la entidad está en regla, una compañía que ha sido suspendida no puede terminar el trámite hasta que lo corrija; vea qué pasa cuando una LLC o corporación de California queda suspendida.

Dónde está ubicado el negocio

La declaración se presenta en el condado donde está el lugar principal del negocio en California (sección 17915). Un negocio con sede en Glendale la presenta en el Condado de Los Ángeles, y también puede presentarla en otros condados siempre que cumpla con los requisitos de su condado principal.

Cambios de dueños o de dirección

Como un cambio en los datos de la declaración hace que venza después de 40 días (sección 17920(b)), un socio nuevo, un socio que se va o una mudanza normalmente requieren una declaración nueva. Si un socio se va, nuestra página sobre qué pasa cuando un socio quiere salirse del negocio trata las preguntas más grandes, y el trámite de retiro (withdrawal) del condado quita a un dueño registrado (requiere publicación).

Si deja de usar el nombre

Cuando usted deja de hacer negocios bajo un nombre registrado en los cinco años anteriores, la sección 17922 exige una declaración de abandono, publicada de la misma manera que la declaración original, y luego la presentación de una declaración jurada de publicación.

¿Qué pasa si no lo registra?

La sección 17918 dice que una persona que hace negocios bajo un nombre ficticio sin cumplir con este capítulo no puede mantener una demanda en un tribunal de California sobre ningún contrato hecho, ni ninguna transacción realizada, con ese nombre hasta que la declaración se haya firmado, presentado y publicado. En la práctica, eso puede retrasar una demanda para cobrar una factura no pagada hasta que se corrija el trámite, ya sea que el caso vaya a reclamos menores (small claims) o al Tribunal Superior; nuestra página que compara reclamos menores y contratar a un abogado en el Condado de Los Ángeles explica esa decisión. Aparte de eso, presentar o publicar a sabiendas una declaración falsa es un delito menor (misdemeanor) que se castiga con una multa de hasta $1,000 (secciones 17913(c) y 17930, según se citan en la sección 17924).

Un ejemplo práctico

Por ejemplo, imagine a una residente hipotética de Glendale que empieza un negocio de comida para eventos (catering) el 1 de marzo bajo el nombre "Brand Boulevard Kitchen", trabajando sola y sin formar una compañía. El nombre no incluye su apellido, así que la sección 17910 le exige presentar una declaración a más tardar 40 días después de que empezó, lo que cae a principios de abril.

Ella la presenta en línea el 20 de marzo y paga $26 más la cuota de servicio en línea de $10.75. Luego tiene 45 días para empezar la publicación, y hace arreglos con un periódico de la lista del condado para que publique la declaración una vez por semana durante cuatro semanas. Cuando sale el último aviso, tiene otros 45 días para presentar la declaración jurada de publicación. Cinco años después de su fecha de presentación del 20 de marzo, la declaración vence a menos que la renueve.

En su segundo año, su hermana se une como dueña en partes iguales. Eso cambia los datos de la declaración, así que vencerá 40 días después y se necesita una declaración nueva que incluya a las dos dueñas. Si un cliente se hubiera negado a pagar una factura grande antes de que ella presentara la declaración, la sección 17918 podría haberle impedido demandar sobre ese contrato hasta que la declaración se presentara y publicara. Si un retraso en el trámite afecta o no un reclamo en particular depende de hechos que este ejemplo no da.

Errores comunes con los nombres comerciales ficticios

• Pensar que una LLC no necesita un DBA para su marca. Si la marca es distinta del nombre que aparece en los artículos de organización, la sección 17900 la trata como un nombre ficticio.
• Saltarse el paso de la publicación. Presentar la declaración no es suficiente; la declaración debe publicarse y debe presentarse la declaración jurada de publicación, o la sección 17918 puede impedir demandas sobre contratos hechos con ese nombre.
• Confiar en una página vieja del condado. Algunas páginas del condado todavía dicen que la publicación debe empezar dentro de 30 días; la ley actual, sección 17917(a), dice 45 días. Empezar dentro de 30 días cumple con las dos.
• Tratar un DBA como si fuera una marca registrada. El trámite no protege el nombre frente a alguien que lo usó antes; el formulario de la declaración lo dice expresamente.
• Olvidar la regla de los cambios. Agregar o perder a un dueño, o mudar el lugar principal del negocio, puede hacer que la declaración termine en 40 días.
• Confundir un DBA con una licencia de negocio. El condado dice que no emite licencias de negocio y manda a los dueños a la ciudad donde opera el negocio.

Qué hacer esta semana

1. Anote la fecha en que usó el nombre por primera vez con clientes, en letreros, facturas o un sitio web, y cuente 40 días desde esa fecha.
2. Haga la búsqueda de nombres del condado y una búsqueda general del nombre en internet.
3. Si el dueño es una LLC o una corporación, imprima del Secretario de Estado la prueba de que está activa y en regla.
4. Presente la declaración en línea o haga una cita, y guarde el número de confirmación.
5. Escoja un periódico de la lista del condado, confirme su precio y su calendario, y apunte en su calendario los plazos de 45 días para empezar la publicación y para presentar la declaración jurada.
6. Pregunte en su ciudad sobre una licencia de negocio o un registro de impuestos.
7. Si va a contratar empleados, revise los avisos por escrito que un empleador de California debe darles a los empleados nuevos; el aviso de salario debe incluir todos los nombres que usa el negocio.

Preguntas frecuentes

¿Un DBA protege el nombre de mi negocio frente a la competencia?

No. El formulario obligatorio de la declaración dice que registrarlo no autoriza por sí solo el uso de un nombre en violación de los derechos de otra persona según la ley federal, la ley estatal o el derecho común. La protección de una marca registrada es un asunto aparte; el condado manda las preguntas sobre marcas a la Oficina de Patentes y Marcas de EE. UU. (U.S. Patent and Trademark Office).

¿Necesito un DBA si mi LLC usa su nombre registrado exacto?

No. Para una LLC, un nombre ficticio es cualquier nombre distinto del que aparece en sus artículos de organización, así que usar el nombre registrado exacto no requiere ninguna declaración. Cada nombre de marca adicional sí la requiere.

¿Tengo que publicar una renovación?

No, si nada ha cambiado. El condado dice que las renovaciones no requieren publicación, y la sección 17917(c) dice que una nueva presentación después del vencimiento no tiene que publicarse si la información no cambió y se presenta dentro de 40 días después de la fecha de vencimiento.

¿También puedo registrarlo en otro condado?

Sí. La sección 17915 permite presentarlo en otros condados siempre que usted también cumpla con los requisitos del condado donde está el lugar principal de su negocio.

¿Cómo registro un DBA por correo en el Condado de Los Ángeles?

Los trámites por correo van solo a la oficina central del condado en Norwalk y deben incluir la declaración llena y un formulario de Declaración Jurada de Identidad notarizado. El condado dice que el procesamiento por correo puede tardar de 6 a 8 semanas, así que el trámite en línea es más rápido si un plazo está cerca.

¿Necesito un abogado para registrar un DBA?

Muchos dueños lo registran por su cuenta. Un abogado es más útil para las decisiones que lo rodean: si conviene formar una LLC o una corporación, si es seguro usar el nombre y cómo se documenta quiénes son los dueños, un tema que toca nuestra página sobre si un acuerdo de negocios verbal se puede hacer cumplir.

¿Cómo puede ayudarle Glendale Law?

Ayudamos a negocios nuevos y en crecimiento a escoger una estructura, poner por escrito quiénes son los dueños y hacer los trámites estatales y del condado que van con eso. Nuestro artículo sobre cómo proteger su negocio con contratos sólidos trata los acuerdos que deben venir después. Llame al (818) 244-9000 o solicite una consulta.