Derecho Laboral
Pídalos por escrito. Un empleador en California debe permitir que un empleado actual o un ex empleado revise o copie su expediente de personal dentro de 30 días calendario después de una solicitud por escrito, y debe entregar los registros de nómina dentro de 21 días calendario después de una solicitud. Si no cumple con alguno de esos plazos, el empleado puede recuperar una multa de $750 por cada tipo de registro.
Actualizado el 5 de octubre de 2026.
Estos registros suelen ser la primera prueba en un conflicto por salarios, un despido o un reclamo por discriminación. Muestran lo que el empleador anotó en su momento, antes de que alguien pensara en un caso. Esta página explica qué puede pedir, cómo pedirlo y qué pasa si el empleador no responde. Para ver un resumen de los derechos de los empleados, consulte nuestra página de derecho laboral.
| Registro | Qué incluye | Plazo | Si el empleador no cumple | Ley |
|---|---|---|---|---|
| Expediente de personal | Registros sobre su desempeño, incluidos los registros de educación y capacitación, y cualquier queja formal sobre usted | 30 días calendario después de una solicitud por escrito (hasta 35 si usted lo acepta por escrito) | Multa de $750; orden del tribunal y honorarios de abogado | Cód. Laboral 1198.5 |
| Registros de nómina | La información de sus talones de pago: horas, tarifas, pago bruto y neto, deducciones y fechas del período de pago | 21 días calendario después de una solicitud por escrito o de palabra | Multa de $750 | Cód. Laboral 226(b), (c), (f) |
| Documentos firmados | Cualquier documento que usted firmó relacionado con obtener o mantener el trabajo, como un acuerdo de arbitraje o una constancia de que recibió una política | Cuando usted lo pida (sin un número fijo de días) | La sección 432 no tiene una multa aparte | Cód. Laboral 432 |
Desde el 1 de enero de 2026, la sección 1198.5 dice que un empleador que guarda registros de educación o capacitación debe incluir el nombre del empleado, quién dio la capacitación, la fecha y la duración de la capacitación, las habilidades principales que se cubrieron y cualquier certificación obtenida. Esos registros son parte de lo que usted puede pedir.
Para el expediente de personal, la sección 1198.5(b)(2) exige una solicitud por escrito, ya sea su propia carta o correo electrónico, o el formulario de solicitud del empleador si tiene uno. Si el empleador usa un formulario, debe dárselo cuando usted se lo pida a su supervisor. Los registros de nómina se pueden pedir por escrito o de palabra según la sección 226(c), pero una solicitud por escrito le da una prueba de la fecha. Una solicitud sencilla puede incluir:
El empleador puede tomar medidas razonables para confirmar su identidad, y puede designar a la persona que recibe estas solicitudes, así que envíela a recursos humanos o a la persona que indica su manual del empleado. También puede autorizar por escrito a un representante, como un abogado, para que haga la solicitud por usted (sección 1198.5(e)).
Un empleado actual revisa los registros o recibe una copia en el lugar donde se presenta a trabajar, o en otro lugar que acepten las dos partes, y no pierde pago si el empleador exige un lugar distinto (sección 1198.5(c)(2)). El empleador no tiene que poner el expediente a su disposición durante el tiempo en que el empleado tiene que estar trabajando (sección 1198.5(b)(1)). Un ex empleado revisa los registros donde el empleador los guarda, a menos que las dos partes acuerden por escrito otro lugar, y puede pedir que le envíen una copia por correo (sección 1198.5(c)(3)(A)).
Hay una excepción para un ex empleado al que despidieron por una violación de la ley o de una política relacionada con acoso o violencia en el lugar de trabajo. En ese caso, el empleador puede ofrecer la revisión en un lugar fuera del sitio de trabajo que esté a una distancia razonable en auto de la casa del ex empleado, o enviar una copia por correo, y el derecho del ex empleado a recibir una copia no se limita (sección 1198.5(c)(3)(B)).
La sección 1198.5(g) permite que el empleador tache los nombres de los empleados que no son supervisores antes de entregar el expediente. La sección 1198.5(h) excluye por completo algunos registros, como los registros de una investigación sobre un posible delito, las cartas de recomendación, y las calificaciones o informes obtenidos antes de que lo contrataran o en relación con un examen para un ascenso. Un ex empleado solo tiene derecho a una solicitud del expediente de personal por año (sección 1198.5(d)).
Un empleador debe guardar los registros de personal de cada empleado por lo menos tres años después de que termina el trabajo (sección 1198.5(c)(1)), y las copias de los talones de pago y de los registros de deducciones por lo menos tres años (sección 226(a)). Por separado, la Ley de Igualdad Salarial de California exige que los empleadores guarden registros de los salarios, las tarifas de pago y las clasificaciones de puestos por tres años (Código Laboral de California, sección 1197.5(e)). Esos registros pueden ser importantes si sospecha que le pagan menos que a sus compañeros por un trabajo parecido. Si trabajó en la Ciudad de Los Ángeles, la Oficina de Normas Salariales (Office of Wage Standards) de la ciudad dice que los empleadores cubiertos por su ordenanza de salario mínimo deben guardar los registros de nómina por cuatro años; nuestra página sobre las reglas laborales en la Ciudad de Los Ángeles cubre sus otros requisitos locales.
El derecho al expediente de personal se pausa. Según la sección 1198.5(n), una vez que un empleado presenta contra el empleador una demanda relacionada con un asunto de personal, el derecho a revisar o copiar el expediente de personal bajo esta sección se suspende mientras la demanda esté pendiente en el tribunal donde se presentó. Una demanda se relaciona con un asunto de personal si los registros de personal del empleado son relevantes para ella (sección 1198.5(o)). Esa es una razón para enviar la solicitud pronto, antes de presentar cualquier caso.
Guarde una copia de la solicitud y la prueba de cuándo la envió. Si pasa el plazo, usted o el Comisionado Laboral (Labor Commissioner) pueden recuperar la multa de $750 bajo la sección 1198.5(k) o 226(f), y en el caso del expediente de personal también puede pedirle a un tribunal que ordene que se cumpla y que otorgue costos y honorarios de abogado (sección 1198.5(l)). La sección 226(h) también permite una demanda para hacer cumplir las reglas sobre los registros de nómina, con costos y honorarios de abogado. El Comisionado Laboral indica un año para reclamar las multas por no dar acceso a los registros de nómina o de personal, o una copia de ellos, y estas multas pueden ser parte de un reclamo de salarios en las oficinas del Comisionado Laboral en el área de Los Ángeles. Nuestra tabla de plazos para reclamos laborales en California muestra los otros límites de tiempo. Si también hay salarios no pagados, nuestra página que compara un reclamo de salarios ante el Comisionado Laboral y una demanda explica dónde presentar todo el conflicto.
Las reglas de 30 días y de 21 días se aplican a la mayoría de los empleados del sector privado. Estos hechos cambian lo que usted puede obtener, o adónde acudir si se lo niegan.
Un empleado actual puede pedirlos en intervalos razonables y los revisa en el lugar de trabajo. Un ex empleado está limitado a una solicitud del expediente de personal por año (sección 1198.5(d)) y los revisa donde se guardan, así que la primera solicitud de un ex empleado debe ser completa.
La sección 226, que cubre los talones de pago y los registros de nómina, no se aplica al estado, a una ciudad, a un condado ni a otra entidad del gobierno, salvo por una regla que limita cuánto de un número de seguro social aparece en un talón de pago (sección 226(i)). En cuanto a los expedientes de personal, si una agencia pública tiene una junta o comisión independiente de relaciones con los empleados, el empleado primero debe buscar una solución allí antes de ir a los tribunales (sección 1198.5(i)).
La sección 1198.5 no se aplica a un empleado cubierto por un contrato colectivo válido que establezca expresamente los salarios, las horas y las condiciones de trabajo, su propio procedimiento para revisar y copiar los registros de personal, pago con tarifa de horas extras por todas las horas extras, y una tarifa regular de pago por lo menos 30 por ciento más alta que el salario mínimo estatal (sección 1198.5(q)).
Un talón de pago no tiene que mostrar el total de horas de un empleado al que solo se le paga un sueldo fijo y que está exento de horas extras (sección 226(j)). Si tiene sueldo fijo pero duda que de verdad sea exento, nuestra página sobre si un empleado con sueldo fijo de verdad está exento de horas extras explica la prueba.
La sección 226 no se aplica al empleador de una persona contratada por el dueño o el ocupante de una casa cuyas tareas tienen que ver con la casa, incluido el cuidado de niños (sección 226(d)).
Por ejemplo, imagine a una subgerente hipotética de una tienda en Glendale que renuncia en mayo y sospecha que no le pagaron las horas que trabajó antes de abrir la tienda. Sus talones de pago muestran el sueldo pero no las horas, y recuerda haber firmado un formulario de arbitraje cuando la contrataron.
El 2 de junio ella le envía un correo electrónico a recursos humanos pidiendo su expediente de personal bajo la sección 1198.5, sus registros de nómina bajo la sección 226 y copias de todo lo que firmó bajo la sección 432. Los registros de nómina se deben entregar a más tardar el 23 de junio y el expediente de personal a más tardar el 2 de julio. Cuando llegan los registros, compara las horas que aparecen con su propio calendario y sus mensajes de texto. Como es ex empleada, hace una solicitud completa, ya que el empleador solo tiene que atender una solicitud del expediente de personal por año. Los registros por sí solos no deciden si le debían algo; les permiten a ella y a un abogado ver lo que anotó el empleador.
El empleador de todos modos tenía la obligación de guardarlos por lo menos tres años. Que sea imposible cumplir solo sirve como defensa si eso no se debió a una violación de la ley (secciones 1198.5(m) y 226(c)).
No. El Comisionado Laboral dice que la ley obliga a su empleador a llevar registros exactos del tiempo trabajado, aunque es buena idea que usted lleve los suyos. Si los lleva, nuestra página sobre cómo se calculan las horas extras en California muestra qué comparar.
La sección 226(a) enumera los datos, entre ellos el salario bruto y neto, el total de horas para la mayoría de los empleados, las deducciones, las fechas del período de pago, el nombre y la dirección del empleador, y cada tarifa por hora con las horas trabajadas a esa tarifa. No dar talones de pago exactos a sabiendas y de manera intencional tiene sus propias multas, que explica nuestra página sobre las multas por violaciones de salarios.
Sí. La sección 1198.5 permite que haga la solicitud un representante que usted autorice por escrito, y el empleador puede tomar medidas razonables para verificar esa autorización (sección 1198.5(e)).
Estos derechos cubren los registros relacionados con su propio empleo. El empleador también puede tachar los nombres de los empleados que no son supervisores y que aparecen en su expediente de personal (sección 1198.5(g)).
Empezamos por revisar los documentos que importan, como los registros de pago, las evaluaciones de desempeño, los correos electrónicos, los expedientes de personal y cualquier política por escrito que se aplique a su situación. Si todavía no ha pedido sus registros, podemos ayudarle a hacerlo de manera correcta y a tiempo. Llame al (818) 244-9000 o solicite una consulta.
Nuestro equipo en Glendale puede ayudarle a pedir su expediente de personal y sus registros de nómina, y a revisar lo que muestran.
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